Якісні адмінпослуги – один з критеріїв успішної та ефективної роботи місцевої влади, - Анастасія Єрмошенко, керівник проєкту NIRAS Sweden AB
11.09.2019

<= Анастасія Єрмошенко, керівник проєкту NIRAS Sweden AB у рамках Програми «U-LEAD з Європою»


Досвід минулої та нинішньої роботи пані Анастасії охоплює розробку і управління програмами, планування і бюджетування, аналіз ризиків, моніторинг і оцінку результативності. Анастасія має докторський ступінь з економіки та спеціалізується в управлінні державними фінансами й ґендерному бюджетуванні. У неї – понад 15 років досвіду роботи в сфері міжнародного співробітництва та розвитку. Зараз Анастасія – одна з лідерок наймасштабнішого проєкту міжнародної допомоги у сфері реформи адміністративних послуг, який реалізується у рамках Програми «U-LEAD з Європою». Це зокрема співпраця з громадами щодо створення та модернізації Центрів надання адміністративних послуг.

- Коли стартував проєкт щодо створення в Україні до 600 ЦНАП та яка його мета?

- У листопаді 2018 року Sida, шведське агентство міжнародного співробітництва та розвитку, оголосило, що компанія NIRAS Sweden AB обрана Виконавцем Фази Впровадження напряму з покращення якості надання адмінпослуг для населення Програми «U-LEAD з Європою». А з грудня ми почали збирати команду.

Мета Програми – забезпечити мешканців об’єднаних громад та міст України доступом до якісних послуг, які повинна надавати держава. Щоб досягти цієї мети ми надаємо комплексну допомогу у створенні до 600 належних центрів надання адмінпослуг: інституційну підтримку, навчання працівників, фізичну допомогу, програмний комплекс для ЦНАП «Вулик» та спеціальну допомогу, як то мобільний ЦНАП чи система управління електронною чергою.

NIRAS Sweden AB є частиною великої команди Програми U-LEAD та відповідає безпосередньо за роботу з громадами зі створення належних ЦНАПів.

 

Анастасія Єрмошенко, керівник проекту від NIRAS Sweden AB та Анна Лілелунд Хедквіст, регіональний директор NIRAS Sweden AB, на конференції Програми «U-LEAD з Європою» з нагоди початку роботи NIRAS Sweden AB з громадами, 5 березня 2019 року => 

 

- Хто є вашими партнерами? За які кошти фінансується проєкт?

- Команда напряму з покращення якості надання адмінпослуг складається з чотирьох організацій-виконавців та великої кількості партнерів. Простіше всього показати структуру у вигляді схеми. Координує діяльність Шведське агентство міжнародного співробітництва та розвитку, Sida; організація SKL International відповідає за відбір громад та визначення обсягів допомоги; проєкт EGOV4UKRAINE постачає в громади розроблену ними інформаційну систему для ЦНАП «Вулик», а ми (NІRAS), насправді, відповідаємо за те, щоб у результаті всіх зусиль громада отримала належний центр доступу мешканців до державних послуг.

Програма «U-LEAD з Європою» фінансується Європейським Союзом та його країнами-членами Данією, Естонією, Німеччиною, Польщею та Швецією. Наших партнерів дуже багато, фактично, це понад 500 ОТГ та міст України, центри розвитку місцевого самоврядування, профільні асоціації, громадські організації та, звичайно, Уряд України, де наші ключові партнери – Міністерство громад та територій, Міністерство розвитку економіки, торгівлі і сільського господарства, Державне агентство з питань електронного урядування України (увійшло до складу Міністерства цифрової трансформації України).

 

 

- За якими критеріями відбирались громади, у яких будуть створюватися ЦНАПи?

- Відбором громад займається команда SKL International. Саме вони, в рамках Програми «U-LEAD з Європою», реалізували Початкову Фазу, в результаті якої у громадах було відкрито 26 належних ЦНАПів. Під час цього пілотного етапу експерти протестували ключові моделі надання адмінпослуг у різних типах громад та розроблено підходи та рекомендації, якими зараз активно користується наша команда.

Під час Фази Впровадження, тобто масштабування досвіду Початкової Фази на майже 600 громад, команда SKL International шляхом відкритого конкурсу приймала заявки від громад та, разом з експертною комісією, відбирала кандидатів до участі. Після цього кожну з громад-кандидатів відвідали експерти SKL, розробили та затвердили з громадою Технічне Завдання – документ, де описані всі кроки зі створення ЦНАП, обсяг допомоги Програми, розподіл повноважень та відповідальності Програми та громади.

 

 

У відкритому конкурсі, який проводився чотири рази (відповідно до чотирьох раундів реалізації Програми) взяли участь всі області України (22 у раундах 1 та 3, 24 у раундах 2 та 4). Ключові критерії відбору – перш за все, спроможність та сталість громади, доцільність створення чи модернізації ЦНАП, готовність співфінансувати проєкт, наявність приміщення. За всі раунди відбору ми отримали майже 900 заявок на участь.

- Анастаcіє, ви часто кажете «належний ЦНАП» – поясніть, будь ласка, що це значить?

- З радістю! Це інтегрований офіс, у якому надаються всі найнеобхідніші адміністративні послуги у комфортних умовах. В Україні сталася певна колізія, коли перші ЦНАП, у значенні саме таких інтегрованих офісів, з’явилися до початку децентралізації, коли місцеве самоврядування не мало достатньо повноважень для надання адмінпослуг у форматі «єдиного вікна та прозорого офісу». Це призвело до того, що, наприклад, у маленьких містах та селах не було ані мотивації, ані можливості розвивати цю сферу.

За даними експертів з більше ніж 800 ЦНАП, які існують зараз, 50% є неналежними, тобто з малим (недостатнім) набором послуг, недоступним та некомфортним для мешканців приміщенням. Ми допомагаємо таким ЦНАП стати належними: разом із місцевою владою модернізуємо приміщення, відкриваємо нові точки доступу до послуг, покращуємо перелік та якість послуг, навчаємо персонал.

 

Працівники енергоефективного ЦНАП Миколаївської ОТГ Сумської області

 

Ви формували команду для такого масштабного та амбітного проєкту з нуля. Поділіться враженнями, чи все вдалося?

- Сформувати команду було дуже складно – нам знадобилася велика кількість фахівців, причому всі й одразу. Загалом, у нас буде п’ять команд: адміністративно-фінансова команда проєкту та чотири команди для кожного раунду. В Україні небагато експертів, які дійсно спеціалізуються в адмінпослугах, не залучені в іншому проєкті чи на державній службі. До того ж, 70% з наших експертів живуть та працюють у регіонах.

Команди першого раунду та адміністративна сформувалися в січні цього року, другого раунду – в травні. Ми багато працювали над налагодженням внутрішньої комунікації, обміну досвідом, передачею знань. Я можу сказати, що роботу над помилками ми вже зробили, найскладніший етап пройдено. Впевнена, що нам вдалося зібрати команду професіоналів: ми працюємо разом, допомагаємо та підтримуємо одне одного.

- Що мотивує вашу команду та вас особисто?

- Ми спілкувалися про мотивацію в команді, частіше всього, колеги кажуть про можливість покращити життя на місцях та вплинути на зміну ментальності посадових осіб, місцевої влади. Особисто мої драйвери схожі на відповіді команди: перш за все, це робота з людьми на місцях. Мій досвід у сфері проєктів розвитку близько 15 років, але це перший проєкт, де ми працюємо так близько з населенням. Раніше я більше займалася розробкою стратегій, реформ, роботою із законодавством у сферах управління державними фінансами та децентралізації. А тут, саме робота з людьми, на місцях. І перший результат можна побачити не через 7-10 років, як зазвичай відбувається з успішними реформами, а тут і зараз.

 

Частина команди NIRAS Sweden AB, яка працює по створенню та модернізації ЦНАП в рамках Програми «U-LEAD з Європою»

 

- Ми бачили цифри – очікувані результати вашої роботи. Вже зараз створення ЦНАПів у громадах раундів 1-3 зробить якісні адміністративні послуги доступними для 5 мільйонів людей. Тобто кожен другий житель громад України зможе відчути ефект від вашої діяльності. Звучить вражаюче.

- Так, це неймовірно надихає. Крім того, це лише верхівка айсберга. Ми намагаємося діяти комплексно та опрацьовувати з громадами теми гендерної рівності, екологічної ефективності, корупційні ризики. Наша Програма («U-LEAD з Європою») побудована так, що допомога, яку отримують громади, містить не лише створення належної системи отримання державних послуг на місцях, а й багато ціннісних аспектів, так би мовити, нематеріальних інвестицій, які впливають на розвиток громади та її потенціал до зростання. Такий підхід дає дуже хороший результат.

- Як відбувається робота з інституційної підтримки громад у створенні ЦНАП?

- Коли робота йде добре і ефективно, то часто забуваєш про неї розповісти. На початок вересня ми повністю завершили інституційну допомогу 28 громадам. Щодо навчання працівників – у 91 громадах проведені всі п’ять модулів програми, ще 5 громад пройшли майже половину (або більшу частину) тренінгового курсу. За результатами трьох раундів навчальний курс пройдуть майже 8 000 працівників майбутніх ЦНАП та представників місцевої влади.

 

Учасники Програми на тренінгу у Луцькому ЦНАП

 

Звичайно, складнощів та нюансів в організації інституційної підтримки багато. В цьому питанні нам дуже допомагають колеги з SKL International – вони розробили та постійно оновлюють багато методичних матеріалів, ми часто звертаємось до них за допомогою та роз’ясненнями. Найчастіше це питання співробітництва громад та створення спільних з районами ЦНАП.

- Як відбувається закупівля матеріалів для створення ЦНАП. Яка ситуація з постачанням зараз?

- У Фазі впровадження робота організована так, що громади займаються ремонтами приміщень за власний рахунок. Співфінансування проєкту – одна з ключових умов участі в Програмі. Наші закупівлі це, в основному, комп’ютерна техніка та меблі. Кожна закупівля відбувається шляхом тендеру. Це дуже великі обсяги, тому ми практикуємо пробні закупівлі на невелику кількість громад за спрощеною процедурою, а потім масштабуємо процес на всі громади в рамках одного раунду.

Підбивати підсумки зарано, ми задоволені нашою співпрацею з постачальниками та з упевненістю дивимося у майбутнє, коли ці процеси набудуть максимально великих обсягів. Станом на середину вересня ми на 15% завершимо постачання меблів та техніки у громади першого раунду. Ланцюжок надання фізичної допомоги наступний: спочатку меблі та ознакування, потім техніка та ПЗ, і останній етап – інсталяція у ЦНАП системи «Вулик».

- Про які обсяги ми говоримо?

- За результатами трьох з чотирьох раундів ми постачаємо та встановлюємо понад 30 000 одиниць меблів та 37 000 одиниць техніки в майже 500 населених пунктів України. Команда проєкту EGOV4UKRAINE інсталює систему «Вулик» для автоматизації роботи більше ніж 3 000 працівникам ЦНАПів та віддалених робочих місць.

- Ви співпрацюєте з українськими виробниками?

- Звичайно. За правилами закупівель ми не можемо надавати преференцію українським виробникам. Але, природно, що меблі для ЦНАП від українських виробників – це дешевше, при цьому їхня якість – висока. Спеціальну допомогу: автомобілі для мобільних ЦНАП та системи електронної черги, завозимо з інших країн.

- З якими труднощами стикаєтесь під час роботи?

- Головний виклик – масштаб нашої мети. Чотири раунди, до 150 громад у кожному, величезна кількість людей залучена до проєкту на всіх рівнях. Зараз тільки в командах раундів 1 та 2 працює близько двохсот фахівців: 30 регіональних спеціалістів, 35 експертів основної та допоміжної команд у Києві та Стокгольмі, більше ста залучених тренерів. У нас величезна кількість внутрішніх і зовнішніх бізнесових та комунікаційних процесів, і моє головне завдання – зробити так, щоб цей механізм працював максимально чітко і злагоджено, адже терміни реалізації раундів перетинаються і кількість процесів постійно зростає. Наприклад, з грудня 2019 року по квітень 2020 року одночасно будуть йти три раунди і це буде дуже цікаво!

- Питання, відповідь на яке чекають багато учасників Програми: які терміни реалізації кожного з раундів, з урахуванням того, що постачання вже почалося з певною затримкою?

- За планом ми повинні закінчити перший раунд 21 листопада 2019 року, другий – до кінця квітня 2020 року. Роботу в громадах третього раунду планується розпочати в грудні. Четвертий раунд ближче до початку 2020 року. Але це не 100% фінально, адже деталі та строки кожного раунду окремо погоджуються з Sida.

 

ЦНАП Попільнянської громади Житомирської області, створений за підтримки Програми, відкрився у серпні 2019 року

 

- Як особисто ви організовуєте роботу з таким великим потоком вхідної інформації, адже більшість часу ви працюєте у Стокгольмі? Як розставляєте пріоритети, які підходи використовуєте?

- Дякую за питання. По-перше, з приводу того, що я перебуваю дистанційно. Я намагаюся раз на півтора місяця бути в Києві й працювати безпосередньо з командою. По-друге, це підтримка партнерів: у нас дуже добрі стосунки з командами, з якими ми працюємо разом у Програмі – SKL International та EGOV4UKRAINE, та з організаціями, яких залучаємо до співпраці у громадах – Асоціація ЦНАП та Центри розвитку місцевого самоврядування. Ми також відчуваємо високу зацікавленість від громад-учасників Програми, розуміння ними спільної мети та кінцевого результату. Що стосується внутрішніх процесів, як я вже казала, ми створили чітку систему – розробили інструкції та правила, якими керуються команди. У нас розписані всі фінансові процедури, внутрішні процеси з напрямків інституційної та фізичної підтримки. Крім того, команда завжди допомагає у розробці цих процедур, тому вони справді підвищують ефективність нашої роботи. Ми постійно себе удосконалюємо.

- Які ваші враження від роботи з українськими громадами?

- Звичайно, я майже не спілкуюся безпосередньо з громадами (це робить команда), хоча розумію загальні тенденції та детально аналізую спірні ситуації. Моє враження – люди хочуть змін на краще і готові для цього багато та наполегливо працювати. Я бачу, що кожна громада по-своєму унікальна, незалежно від регіону, та те, наскільки критичною є місія лідера в таких невеликих об’єднаннях.

Фактор політичної волі багато в чому визначає напрямки і темп змін. Справжні лідери розуміють, що зараз відбуваються історичні трансформації, розуміють свою відповідальність та можливості. Очевидно, що якісні адміністративні послуги, забезпечення комфорту та доступності при взаємодії з державою, обов'язково повинні бути серед пріоритетів розвитку громади. Це один з критеріїв успішної та ефективної роботи місцевої влади.

19272e610a3aa740a6f1ccdbe101cdd4